随着电子政务的广泛推行，政府网站、官方微博、微信公众号、公务电子邮件、各种手机APP等已成为机关、企事业单位日常办公不可或缺的手段，形成了大量不同于传统归档方式的非纸质文件材料。这些新型门类的文件材料同样具有非常重要的保存和利用价值，应纳入统一管理范围。根据《机关档案管理规定》及相关要求，各机关在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时需包含网页信息、社交媒体、公务电子邮件、业务数据等新型档案门类，做到应收尽收。
新型门类须归档清单包括网页信息（本机关门户网站发布的政务信息、通知公告、政策解读等）、社交媒体（官方微博、微信公众号、抖音号等平台发布的权威信息、重要互动记录）、公务电子邮件（具有法定效力、涉及公务处理的往来邮件，含附件）、业务数据（业务系统中产生的、具有长期保存价值的结构化数据）等类别。管理要求上，需定期抓取，确保信息的原始性和完整性；需明确运营部门的归档责任，防止因人员变动导致数据流失；需解决邮件服务器数据向档案系统迁移的技术接口问题；需从数据库中提取并转换为通用格式归档等。
目前，这些新型门类缺乏统一、标准化的归档操作细则。许多机关处于“想归不知怎么归”的状态，导致这些极具价值的档案散落在个人电脑、手机或业务系统中，面临丢失或损毁风险。但也要看到，虽缺乏统一的国家标准，但各机关仍开展了多元化、创新性的探索，为未来标准制定积累了宝贵经验。
展开剩余71%在社交媒体归档方面，部分机关尝试了分级管理策略。交通运输部档案馆将社交媒体内容划分为“账号首页”“信息发布”“解读回应”“办事服务”“互动交流”5类，并针对不同内容设置差异化的保管期限（如反映机关党建工作、人才培养等核心信息设为永久保存，一般的互动咨询信息保存10年等）。这种基于内容价值而非单纯载体形式的鉴定思路，对制定全国性标准具有重要参考价值。
网页信息归档的实践则更具技术复杂性。《政府网站网页归档指南》提供了技术框架，要求归档时不仅要保存页面中的可视静态内容，还需捕获样式表、脚本、图像、视频等，以及重要的元数据（如发布时间、发布机构、访问量等）。一些技术能力较强的机关已经尝试进行动态采集，不仅归档某个时间点的静态页面快照，还通过API（应用程序编程接口）持续捕获页面更新记录，形成反映网站演变历程的版本序列。
公务电子邮件的管理挑战主要集中在身份确认与完整性保障上。与传统公文不同，邮件往来常分散在不同收件箱中。试点单位探索了“话题聚类”归档模式：以特定公务事项为主题，将该事项相关的所有往来邮件（包括发件、收件、抄送、附件）打包为一个归档单元，并添加统一的事由说明、参与人员、时间范围等元数据。这种模式打破了邮箱系统的个体限制，重构了公务邮件的业务语境。
必须明确的是，尽管新型门类归档具体操作方式尚在探索，但在编制“三合一”制度时，不能回避这一问题，而应采取“制度先行，技术跟进”的策略——先定“归不归”，再定“怎么归”。即使具体的抓取工具未定，也要先明确“谁来归”（责任部门）和“归什么”（归档内容）。在“怎么归”问题上，可利用通用格式过渡。在缺乏专用归档接口时，可暂时规定将网页、社交媒体内容转换为版式文件或图像文件进行归档，确保内容可读可查。
要杜绝“档案在业务处室、资料在宣传部门、数据在信息中心”的分散局面，通过“三合一”制度，明确所有门类档案（包括新型门类）必须移交至机关档案室或综合档案管理部门进行统一整理、编目和保管。必须统一档号编制规则，为“网页信息（WY）”“社交媒体（MT）”“电子邮件（YJ）”等新型门类赋予独立的门类代码，使其在档号体系中拥有一席之地，实现与传统“文书档案（WS）”平级管理，彰显其重要性，并在制度中提出原则性要求，为后续采购专业的网页归档、邮件归档系统留出制度空间。
（作者单位：国家档案局）
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原载于《中国档案报》2026年3月19日 总第4415期 第三版
转载来源： 中国档案报微信公众号
审核：王 莉
编辑：王 宏
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